Como fazer a escalação da equipe do seu evento! #copadomundo

por Mariana Silva em 21/Jun/2018 ⇠ Veja outros Posts

Uma das coisas mais esperadas do universo da Copa do Mundo de Futebol, especialmente para nós brasileiros, aficionados pelo esporte, é a escalação da seleção. Os melhores jogadores são selecionados de acordo com suas principais qualidades técnicas para defender e correr atrás do título no campeonato.

Na escalação de uma equipe de eventos não é diferente. Se você quer que seu evento seja um sucesso assim como a Copa do Mundo, é preciso contar com os melhores profissionais, os melhores em suas áreas! Pode ser uma tarefa complicada, mas estamos aqui para te ajudar a escolher o Neymar, o Gabriel Jesus e o Philippe Coutinho da sua equipe para evitar qualquer 7x1 na realização do seu evento!

Comunicação e marketing

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Essa equipe é a grande responsável pela divulgação e, de certa forma, do sucesso do seu evento.

O marketing é o que faz com que o público alvo do seu evento fique sabendo da existência do mesmo e, mais importante ainda, tenha interesse em participar dele e se engaje com todo o processo. Isso abre a possibilidade para que mais e mais pessoas tomem conhecimento e se interessem.

O grande diferencial dessa equipe é a criatividade pois eles devem sempre estar aptos a pensar em ações para promover o evento e também costumam ser os responsáveis por todo o material audiovisual.

Fornecedores

É preciso entender que o evento só acontecerá conforme o planejado e será um sucesso se todos os fornecedores cumprirem com o que foi contratado. Geralmente nos eventos praticamente tudo depende dos fornecedores: estrutura, segurança, alimentação, decoração, etc. A lista segue.

Trabalhe sempre com contratos muito bem detalhados e esclarecidos e pesquise bem a reputação de cada fornecedor. Peça sempre indicações e pesquise as referências para não ser pego de surpresa.

Aqui a comunicação e um diálogo sempre abertos são essenciais para que tudo dê certo. É preciso se certificar que todos os fornecedores e prestadores de serviços entendam perfeitamente o que você precisa e o que está sendo esperado. Todas as dúvidas precisam ser respondidas.

Um bom relacionamento com os fornecedores favorece a formação de parcerias e é bom saber que você pode contar sempre com essas pessoas e saber que o trabalho que elas realizam é de confiança.

Infraestrutura

Essa parte costuma envolver várias pessoas e pode estar associada aos fornecedores. Aqui entram os responsáveis pela montagem de palcos, pelo som e iluminação, decoração, etc.

Imagine se no meio do evento a energia acaba, um equipamento super necessário simplesmente para de funcionar ou alguma parte da estrutura do palco se solta? Esse é o tipo de coisa que pode colocar tudo a perder. Portanto é preciso contar não só com equipamentos modernos e de alta qualidade, mas com pessoas extremamente qualificadas e de confiança para administrar e cuidar desses recursos.

Financeiro

O time financeiro da organização e planejamento de eventos fica responsável por lidar com todo o dinheiro envolvido na realização. Esses profissionais vão elaborar e controlar todos os orçamentos, inclusive os gastos extras que podem surgir.

Esse trabalho pode ser facilitado com o uso de um sistema de gestão. Uma boa plataforma conta com funcionalidades voltadas para a otimização financeira e é capaz de emitir gráficos e relatórios detalhados sobre gastos, despesas, custos e ordens de pagamento.

Segurança e limpeza

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Contar com uma equipe de seguranças significa prezar pela tranquilidade do andamento do evento evitando problemas e confusões sem truculência. Bons seguranças também são capazes de tirar dúvidas e orientar as pessoas.

É preciso ter pessoas responsáveis pela manutenção e limpeza dos banheiros e dos espaços por onde o público circula, pela reposição de materiais como papel higiênico, sabonete, papel toalha, etc.

É importante contratar e alocar essas pessoas de acordo com o tamanho do local e a quantidade esperada de pessoas no evento para que todas as áreas sejam atendidas e nada passe batido.

Se necessário não deixe de oferecer treinamento para essas equipes, especialmente a de segurança e também aos responsáveis por recepcionar o público. Isso é importante para que todos ajam de acordo com os valores que o evento deseja transmitir.

O trabalho e o esforço de todas essas pessoas juntas é que será responsável pelo sucesso do evento e pelo encantamento de todas as pessoas que compareceram, fazendo com que elas sempre se interessem por tudo que sua empresa organize.

Para mais conteúdo sobre eventos e educação à distância fique sempre de olho no nosso blog e nos acompanhe nas redes sociais. Se tiver interesse em algum assunto específico e quiser ver aqui, deixe sua sugestão nos comentários. Até a próxima!

Mariana Silva

Mariana Cordeiro é jornalista e especialista em marketing de conteúdo. Escreve para o NeritEduca e está sempre em busca do que há de mais novo no mercado educacional.

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