As melhores ferramentas para controlar inscrições de alunos

por Laís Marçal - 09/06/17 ⇠ Veja outros Posts

O grande objetivo de quem oferece cursos é conseguir que um possível cliente se torne efetivamente um aluno. Mas durante todo esse processo e depois que o negócio foi fechado, existem alguns caminhos a serem percorridos.

Controlar inscrições de alunos é uma atividade muito importante e que inclui algumas variáveis. Elas vão desde a prospecção, a venda e a efetivação do cliente como participante de determinado curso.

Esse trabalho pode ser bem exaustivo e pouco organizado. Fazer tudo isso usando recursos analógicos só vai fazer com que você fique perdido em um emaranhado de papéis, arquivos e informações desencontradas.

Para te ajudar nessa trajetória o post de hoje vai te mostrar as melhores ferramentas, para você controlar inscrições de alunos e tornar a sua rotina mais tranquila. Usufruindo delas, os procedimentos vão se tornar bem mais efetivos. Vamos lá?

Use uma plataforma CRM

utilize plataforma CRM

Em uma plataforma CRM (Customer Relationship Management, em português gestão de relacionamento com o cliente) você pode encontrar inúmeras ferramentas que vão te ajudar no processo de controlar inscrições de alunos.

Todas essas funcionalidades irão tornar as informações bem mais automatizadas e fáceis de serem encontradas. No mesmo sistema você poderá cadastrar alunos, professores e funcionários. Vai poder fazer o cadastro de turmas e a inscrição de alunos e colocar as especificações relativas a eles.

Cadastro

A opção de cadastro permite que você insira informações de contato do seu aluno. Nome, endereço e telefone são alguns dos campos básicos para preenchimento. Mas através de um sistema de tags, você pode criar segmentos em que determinadas pessoas vão se encaixar.

Por exemplo, você trabalha com uma escola de idiomas que oferece cursos de várias línguas, em diversos níveis. Cada nível tem mais de uma turma, você pode criar “etiquetas” para designar a que  nível/turma determinada pessoa irá pertencer: Inglês Avançado A.

Criação de cursos

Você pode cadastrar os cursos que são oferecidos pela sua empresa, essa é uma ferramenta que vai te ajudar a controlar inscrições de alunos. Adicionar os serviços que você oferece em uma plataforma CRM vai tornar seu processo de gestão bem mais efetivo. Alguns dados que essa opção te permite preencher:

  • Tipo: você pode definir a categoria do seu curso. Ele será presencial, in company ou virtualNome do curso.
  • Reciclagem: ele é um curso que tem certificação datada?
  • Em que conta bancária o pagamento dos valores referentes ao custo curso irá cair.

Criação de turmas

Criação de turmas

Nessa opção você irá inserir as informações referentes à turma. Você pode cadastrar quantas desejar. Além de adicionar, você também pode excluir. Na página em que essas turmas aparecem, você também poderá ver quais são as turmas mais rentáveis e as que têm mais alunos, por exemplo.  Os dados que são interessantes de inserir na hora do cadastro são:

  • Valor do curso.
  • Modo de pagamento: a vista ou a prazo, com ou sem juros.
  • Número de vagas disponíveis.
  • Datas de início e fim das atividades.
  • Horarios.

Aproveite todos os campos possíveis que a plataforma oferecer. Quanto mais informação, melhor. Assim, você poderá fazer análises mais assertivas e com mais dados para comparações. Isso vai ser muito importante no seu processo de gestão.

Controle de estágio de vendas

Antes de controlar inscrições de alunos, você precisa passar pelo processo de torná-lo membro da sua cartela de clientes. Captação é uma ação que precisa ser acompanhada, e contar com uma suíte CRM torna essa tarefa mais simples! Aqui, você vai conseguir observar em que estágio do funil de vendas determinado cliente em potencial está.

Depois de prospectar uma pessoa você deverá saber quanto tempo demora até a efetivação da compra, momento em que ela se torna de fato um aluno para sua empresa. Assim fica mais fácil de saber quais são as ações que devem ser ajustadas para que você não cometa erros durante a captação.

Inscrição

Dentro da própria suíte CRM você poderá controlar inscrições de alunos. Nessa funcionalidade você vai inserir os dados do aluno, o curso que ele irá fazer e forma de pagamento que você irão negociar. Logo depois dessas ações a venda é lançada no sistema.

Tenha um site

Vender seus cursos presencialmente não precisa ser a única forma de captar um cliente. Você pode fazer isso online. Um site com um e-commerce é uma ótima forma de controlar inscrições de alunos. E além disso ele se tornará um espaço em que você poderá fazer uma divulgação do seu curso e mostrar o quanto ele pode ser interessante.

Integrando a sua página na web à uma suíte CRM você pode vender seus cursos e acompanhar em tempo real as inscrições que foram realizadas pelo site. Assim todos os dados de inscrição e de finanças ficam integrados em um mesmo espaço, que pode ser acessado a qualquer momento.

Controle financeiro

Controle financeiro

Através da plataforma CRM você pode ter acesso a várias funcionalidades para a gestão de finanças da sua empresa. Lançamento de receitas e despesas podem ser feitas de forma bem simples. E ainda, você pode emitir relatórios que irão mostrar o desempenho financeiro do seu negócio.

No que diz respeito a controlar inscrições de alunos, no menu finanças, você pode conferir no sistema quais mensalidades estão atrasadas, para vencer, quem está em débito com a sua empresa e quais são os alunos que já efetuaram os pagamentos. Essas funcionalidades se tornam ótimas ferramentas para gerir a entrada e saída de capital.

Com todas as ferramentas que te apresentamos hoje você vai conseguir controlar inscrições de alunos na sua instituição. Para essas e outras dicas, acompanhe o nosso blog. Assine nossa newsletter para ficar sabendo quando postarmos um novo conteúdo. Até a próxima!

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Laís Marçal

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